{opruimen} Administratie weggooien of bewaren?

 

Als je aangifte inkomstenbelasting eenmaal gedaan is, is het verleidelijk om de hele boel lekker op te schonen. Wat heb je verder nog aan al die loonstroken, facturen en afschriften? En aan al die bestanden op je computer?
Hup, de container in of lekker de hele zooi deleten. Dat ruimt lekker op.

Ho!
Stop!
Niet doen!


Hoewel je als particulier niet verplicht bent om alles te bewaren kan de belastingdienst tot vijf jaar teruggaan in de tijd met navorderingen. Zonder je loonstroken, bankafschriften etc. heb je geen enkele mogelijkheid om te bewijzen dat het niet klopt wat ze beweren. Reken vijf jaar terug vanaf het jaar waarvan je de laatste definitieve aanslag hebt gehad (dat is de brief van de belastingdienst waar in de rechterbovenhoek "aanslag" staat, het jaar staat eronder) en bewaar van die jaren in principe alles wat op dit lijstje staat. Dat heb je namelijk gebruikt om die aangifte te doen.
Daarnaast is het handig om bonnen die dienen als garantiebewijs en bonnen en facturen van grote aankopen of reparaties aan je huis te bewaren.
Voeg de belastingaanslagen die betrekking hebben op dat jaar (het jaartal staat ook rechtsboven) toe als je ze binnenkrijgt en/of betaald/ontvangen hebt (ik leg ze bovenop). Houdt alles per jaar bij elkaar in één ordner (of gebruik een archiefoplossing zoals deze binders gecombineerd met dit soort dozen) en zorg dat je gemakkelijk kunt zien welk jaar wat is. Op deze manier kun je namelijk heel gemakkelijk je archief opschonen als het dan eindelijk wel mag.
Kijk voor de zekerheid even of je al een definitieve aanslag voor 2016 hebt. Ja? Dan moet je dus 2016, 2015, 2014, 2013 en 2012 bewaren. Nee? Reken dan terug vanaf de laatste definitieve aanslag.

(zie ook: hoe bewaar je de (papieren) administratie?)

Digitaal

Als je je documenten goed hebt opgeruimd, kun je digitaal net zo gemakkelijk opruimen als analoog. Open het mapje dat je wilt deleten en loop de lijst met documenten nog even na. Zit er iets tussen dat je langer wilt bewaren? Verplaats dat dan naar het mapje "documenten", waar het gewoon kan blijven staan tot het echt niet meer van toepassing is.

(zie ook: digitale documenten overzichtelijk opslaan)

Ben je ondernemer?

Dan moet je meer bewaren dan wanneer je particulier in loondienst bent. Wat precies vind je hier op de site van de belastingdienst, dat ga ik niet allemaal overnemen, want dat is vragen om fouten en die verantwoording wil ik liever niet. In principe komt het erop neer dat je alles moet bewaren dat aantoont wat je precies wanneer gedaan hebt en voor welk bedrag. Dus bonnen, facturen (inkoop- en verkoop), bankafschriften, kasbladen, maar ook agenda's en mail.
Een ondernemer heeft een langere bewaarplicht: 7 jaar vanaf de laatste definitieve aanslag. Als je nu wilt opruimen en je hebt een definitieve aanslag van 2016 in je bezit, mag je dus alles van 2009 en ouder wegdoen. Tenzij het om onroerend goed gaat, daar staat 10 jaar voor.
Bij twijfel altijd navragen bij je boekhouder of de belastingdienst zelf.

Oud papier of vernietigen?

Ik heb een voorkeur voor de langzame methode, hoewel dat me soms zwaar valt (want soms is het heeeeeel veel). Ik haal ieder papiertje zelf door de papiervernietiger. Dat zorgt ervoor dat ik meteen kan kijken of er toch niet iets is dat ik wel wil bewaren (ik bewaar bijvoorbeeld de facturen van onze dakrenovatie, de ketel en het dubbelglas, want die kunnen belangrijk zijn voor de verkoop van ons huis).
Je kunt natuurlijk ook de stapel nog een keer nakijken en dan bij het oudpapier leggen. Ik zou het dan wel in de container van de gemeente gooien (bij ons wordt dat geperst) en niet in de dozen voor scholen of verenigingen. Je wil tenslotte niet dat al je gegevens op straat liggen.
Laten vernietigen is ook een optie. Ik heb daar zelf (nog) geen ervaring mee, maar de prijzen schijnen redelijk te zijn. Er zijn ook bedrijven die bij je thuis komen en terplekke alles versnipperen.

Gewoon alles bewaren?

Wij hebben een heel klein huis en zijn bovendien bezig met emigratie. Ik kan dus niet wachten tot de laatste paar jaren waarin we alles, maar dan ook alles, op papier bewaarden eindelijk weg mogen, want dat gaat veel ruimte schelen.
Er zijn ook mensen met enorme zolders die dat probleem niet hebben en desnoods een eeuw aan papierwerk kunnen opslaan. Lekker gemakkelijk, hoef je nooit na te denken over wat je moet bewaren en wat weg mag. Zou je denken.
Toch is het volgens mij belangrijk om je archief te blijven opschonen.
Waarom?
Omdat het steeds lastiger wordt om dingen weg te doen.
Een kasboek van tien jaar oud is nutteloos en kan zonder problemen vernietigd worden. Maar het kasboek van veertig jaar geleden heeft ineens emotionele en historische waarde. Als je niet elk jaar vernietigd wat vernietigd mag worden, scheep je je bejaarde zelf (die moet opruimen om kleiner te gaan wonen) of je nabestaanden met een enorm zware taak op. Bestem desnoods één kleine doos voor dingen die je uit sentimenteel oogpunt echt graag wilt bewaren, maar zoek die spullen uit zodra de doos vol begint te raken.

Meer over het opruimen van je administratie, zowel digitaal als op papier, vind je hier.
Lees verder ...