{opruimen} Hoe bewaar je de administratie?


Jaren geleden werkte ik bij een administratiekantoor en één van onze grotere klanten bewaarde zijn hele administratie verspreid over beschikbare lades in zijn keuken. Vier keer per jaar, als het tijd was voor de btw-aangifte, ging mijn collega daar even koffie drinken om de hele rommelige stapel op te halen. Meestal was ik de gelukkige die de boel mocht uitzoeken (wat ik eigenlijk best een leuk klusje vond). Het gekke is dat de goede man zelden een factuur kwijt was.

Toch is dit geen methode die ik zou willen aanraden. Als je werkelijk geen tijd hebt om je papierwerk netjes in mappen te doen, zorg dan op zijn minst dat je alles in één doos of lade bewaart. Dat is toch een heel stuk veiliger. Maar eigenlijk hoort het natuurlijk niet los op een stapel, maar netjes in een map.

In een ordner

Gelukkig hebben de meeste mensen wel het idee dat administratie in ordners thuishoort. En dat kun je natuurlijk op verschillende manieren doen. Geen enkele manier is echt fout, zeker als je zelf alles terug kunt vinden. Maar persoonlijk heb ik toch een heel sterke afkeer van één van de populairste methodes. Voel je alsjeblieft niet aangesproken of beledigd als deze methode voor jou werkt, maar ik ga toch uitleggen wat ik bedoel en waarom ik er een hekel aan heb.

Op alfabet... nee!

Veel administraties worden opgeborgen in ordners met alfabettabbladen. Dat geeft mensen een heel georganiseerd gevoel. Zo keurig, alles op alfabet. Heel gemakkelijk terug te vinden. Ordner na een jaar nog niet vol? Geen probleem, gewoon door stapelen op alfabet. Of twee ordners maken (A-L en M-Z) en dan weer lekker door stapelen. Heb je tenminste alles netjes bij elkaar.

Wat hier volgens mij mis mee is? Laat ik vooropstellen dat er mensen zijn die er mee wegkomen. Zij zijn van nature consequent en georganiseerd en weten alles in zo'n map te vinden. Prima. Niets aan doen.
Maar helaas zijn het ook vaak de van nature slordige mensen die zo'n systeem hebben. Eigenlijk zouden ze het liefst alles gewoon in de keukenlade gooien, maar ze zijn al een stap verder en zo'n alfabetje geeft ze het idee dat ze goed bezig zijn.
Maar... voor deze mensen werkt dit systeem gewoon niet. Als je het type bent dat van nature rommelig is en moeite heeft spullen op hun vaste plek neer te leggen, is een alfabetsysteem een ramp en dus echt geen goed idee.

Waarom niet?

Als je een alfabetje gebruikt kan het zomaar zijn dat (ik geef voorbeelden die ik in de praktijk gezien heb) de jaaropgave van de energiemaatschappij het ene jaar bij de E van energie zit, het andere jaar bij de N van Nuon en soms ook ineens ouderwets bij de G van GEB. Bij de B van belasting vinden we gemeentelijke belastingen, inkomstenbelasting, motorrijtuigenbelasting en alle andere soorten belastingen van verschillende jaren gebroederlijk bij elkaar. Parkeerbonnen mogen er ook bij, want dat heet parkeerbelasting tegenwoordig.
Nog een voorbeeld? Verzekeringen. Bij de V? Of de inboedelverzekering bij de I en de autoverzekering bij de A?
Ik kan nog wel even doorgaan. De B van bank of de R van Rabobank? De M van mediamarkt of de L van de laptop die je daar kocht? En krijg je nu elke maand Salaris of Loon of Geld van X (vul hier je werkgever in)? Enzovoorts.
Ik betwijfel of je in een dergelijk systeem nog iets terug kunt vinden.

Wat ik aanraad

Zelf berg ik alles op per jaar en op datum van binnenkomst of als ik ze betaald heb.

Ik heb tegenwoordig bijna alles digitaal, maar ik had altijd aparte tabs voor afschriften van bank (1 tabblad per bank/creditcard), hypotheek en andere leningen (1 tabblad per lening). Die afschriften legde ik op datum (of nummer, dat is bij afschriften hetzelfde), de nieuwste bovenop.

Daarna volgde een tab "diversen" en achter die tab deed ik dus simpelweg alle rekeningen en bonnen die ik bewaarde (dat is lang niet alles - daar kom ik later nog op terug) gewoon op volgorde van binnenkomst of na betaling, de nieuwste bovenop.

Als je dat prettig vind kun je meer categorieen maken, maar over het algemeen is dat helemaal niet nodig als je ieder jaar apart bewaart. Je weet ongeveer wanneer je jaarafrekening van je energiemaatschappij binnengekomen is, dus je kunt vrij simpel terugbladeren naar de juiste periode als je hem terug wilt vinden. De grote aanschaffen voor de school van je kinderen zit in het begin van het schooljaar en dure cadeaus waarvan je de bon wilt bewaren in de maand van de betreffende verjaar- of feestdag. Mijn insteek is dat een categorie van 1 of 2 papiertjes geen categorie is. Dat hoort bij diversen. Je zou kunnen overwegen om tabbladen voor bijvoorbeeld huis, auto en kinderen toe te voegen, maar nodig is het niet. Maar mocht je dat toch willen, houdt de categorieën dan zo duidelijk dat het niet mogelijk is om iets verkeerd op te bergen.

Omdat ik nu van geen enkele bank afschriften meer krijg, heb ik eigenlijk alleen nog maar die "diversen". En inderdaad, dat betekent ook dat ik post van de belastingdienst gewoon tussen alle andere papieren bewaar. Zolang ik niets weggooi zitten ook die brieven daar immers veilig.

Uitgaven in de gaten houden

Nu hoor ik al iemand zeggen: ja, maar ik moet toch weten hoeveel ik uitgeef aan de auto? Of aan mijn huis? Of aan energie? Mee eens. Heel erg mee eens (kom ik ook nog eens op terug). Maar dat weet je door netjes een lijstje te maken van al je uitgaven en alle bedragen op te tellen (in een spreadsheet of papier). Niet door de manier waarop je facturen en bonnetjes bewaart.


Bewaren of weggooien?
In mijn privéadministratie gooi ik kassabonnen weg zodra ik ze in mijn spreadsheet verwerkt heb, tenzij het garantiebewijzen (dat is vaak bij electrische aparaten zo) of grotere aankopen (meestal vanaf 100 euro - en dan bedoel ik niet het totaal van de weekboodschappen) zijn. Facturen (er is een beetje een grijs gebied tussen bonnen en facturen, maar alles wat A4 formaat is beschouw ik als factuur) bewaar ik wel. Die zoek ik uit na mijn belastingaangifte, maar ook daar kom ik later op terug. *

Let op: ik heb het nu over particuliere administraties. Zakelijk moet je elk bonnetje bewaren!

Verzekeringen en belangrijke papieren bewaar ik apart, in een andere ordner. Rekeningen van ziektekosten bewaar ik achter de polis van de ziektekostenverzekering, zodat ik gemakkelijk kan zien of iets vergoed is of niet.

Nieuw jaar? Liefst een nieuwe/andere map, maar in ieder geval nieuwe tabbladen. Zo duur zijn die dingen niet en als je ze maar één jaar gebruikt zijn de goedkope papieren tabbladen net zo goed als de dure van plastic.

Zakelijk
Nu heb ik eigenlijk alleen de particuliere kant van de administratie behandeld. voor zakelijke administraties liggen de zaken een beetje anders. Je moet voor de belastingdienst van elke uitgave een bonnetje of factuur hebben. En hoe je die het handigst bewaart kan per bedrijf verschillend zijn.

Hoewel, de basis is simpel. Regel 1: géén alfabetje!
Een simpele scheiding op verkoop, inkoop, bankafschriften en kassabonnen kan al genoeg zijn. En natuurlijk die tab voor diversen. Wat zouden we zonder moeten?

In sommige bedrijven is het gewoonte om facturen op te bergen achter de bankafschriften waarop ze betaald zijn, maar daar word ik persoonlijk ook niet vrolijk van. Ten eerste is het opbergen al een vrij lastig karwei op die manier. Ten tweede is het voor degene die je boekhouding doet lastig inboeken. Mijn normale volgorde van boeken is altijd eerst de verkoopfacturen, dan de inkoopfacturen, dan de bankafschriften. Als jij mij een ordner geeft waar alles keurig achter de bankafschriften opgeborgen is, moet ik die map dus drie keer doorbladeren. Of iedere keer in mijn boekhoudprogramma heen en weer klikken, wat ook vreselijk veel tijd kost.

Ik krijg wel eens te horen dat mensen dat zo doen om in de gaten te houden of een factuur betaald is of niet, maar deze methode is vragen om fouten. Als je per se zonder je boekhouding erbij te pakken wilt kunnen zien of iets betaald is, schrijf het dan simpelweg op de factuur. Bij inkoop schrijf je: betaald en dan de datum en bij verkoop schrijf je: ontvangen en dan de datum. Zo eenvoudig is het.

Opbergen op datum is echt de gemakkelijkste manier om iets terug te zoeken, zeker als je het boekstuknummer rechtsboven op de factuur schrijft, want dan leg je ook gemakkelijk de link tussen je boekhouding en je papierwerk.

Hulp nodig? Mail me. Simpele adviezen geef ik gratis en voor diepgaande hulp (online, via e-mail of een skypegesperk) spreek ik van te voren een vaste prijs met je af.

*Disclaimer: bij twijfel: niet weggooien! Ik kan in een simpel blogstukje niet alle details bespreken en ik wil er niet de oorzaak van zijn dat je iets weggooit dat belangrijk is.
Als die twijfel inhoudt dat je alle bonnetjes wil bewaren tot je advies hebt kunnen vragen aan mij of een andere deskundige, doe ze dan in ieder geval in mapjes of doosjes in chronologische volgorde, desnoods verdeeld over een paar simpele categorieën (boodschappen, benzine, hobby, etc.) En alsjeblieft niet op alfabet ;-)

(links naar bol.com zijn partnerlinks
= kleine vergoeding voor mij als je via die link bestelt, geen extra kosten voor jou)

Geen opmerkingen:

Een reactie posten